Partiamo dalle basi, le basi importanti, ovvero alcune "regole d'oro" per gestire la comunicazione attraverso call conference.
Capacità di sintesi
Ci sono persone - tantissime poveri noi! - che nonostante le buone intenzioni non riescono a fare a meno di parlare per ore, spesso ribadendo varie e varie volte un concetto che potrebbe essere riassunto in una frase. Già nel mondo fisico questi individui, oltre ad annoiarci, sono un problema economico, in quanto rubano ore lavoro a molte persone spesso stancandole mentalmente.
On line la situazione è ancora peggiore. Pensateci bene: qual é l'effetto immediato della logorrea?
Schermo spento e avanti con le mail (nel migliore dei casi).
Quindi mi raccomando: a schermo la capacità di sintesi deve essere considerata una soft-skill strategica.
Interessare
Simile al punto precedente, la capacità di avere toni differenti durante il proprio discorso, modulando la voce a seconda dell'importanza del tema, permette di mantenere alta l'attenzione da parte dei nostri interlocutori.
Letture monocorde di slide disseminate di bullet point, sono assolutamente da evitare, soprattutto se la call ha scopi commerciali, ovvero strategici.
Coinvolgere il pubblico
Oltre a modulare la voce, un altro utilissimo accorgimento riguarda la capacità di coinvolgere il pubblico. Nel mondo fisico lo possiamo fare indicando con dei gesti alcune persone, o ancora passeggiando tra la platea, o chiamando sul parco persone che conosciamo. Tutto questo interrompe la monotonia del monologo monocorde e rende il meeting maggiormente dinamico.
On line? In call è consigliabile non lasciar trascorrere più di 5 minuti senza fare una domanda al pubblico. Che essa sia semplice o banale, non importa. Evitiamo che il nostro interlocutore si nasconda dietro una telecamere spenta per giocare a solitario. Chiedete al pubblico se ha domande da fare, se è concorde con quanto appena detto scrivendo un messaggio in chat, o ancora cercate di coinvolgere persone a voi note, attraverso le quali potete raccontare episodi positivi.
Preparazione anticipata
In un meeting internazionale, il livello di preparazione dovrebbe essere il medesimo che per una prima alla Scala.
Il sapere come raccontare alcuni punti centrali, sapere a memoria la concatenazione delle slide, e soprattutto come, quando e quanto raccontare ciò che non è scritto, è una fattore centrale per diminuire l'ansia nell'esposizione e limitare possibili "vuoti di memoria".
Al di là della sicurezza sui contenuti esposti, ancor più importante è l'effetto sul pubblico.
La sicurezza di sé nei temi esposti, a volte vale più di centinaia di dati messi in tabella.
Metà del tempo
Una buona regola. Immaginate le tempistiche del mondo fisico e dividetele a metà. 4 ore di convegno off-line, diventano 2 ore di convegno on-line.
Non abbiamo ritardi dovuti all'organizzazione della sala, non abbiamo strette di mano pubbliche, pause caffè, ritardi dovuti al traffico o al parcheggio difficile da trovare.
Abbiamo solo una cosa: ciò che i nostri interlocutori vogliono ascoltare, possibilmente in fretta, dato che il tempo è una risorsa scarsa per tutti.
Two is bettere than one
Quando il pubblico è numeroso, è necessario mantenere un livello di attenzione più alto rispetto ad ogni genere di interazione: dalle telecamere o dai microfoni accesi (laddove venga consentito), alle domande e ai commenti; dall'assistenza a chi non riesce a connettersi, a chi non riesce a collegare l'audio.
In questo caso è sempre meglio essere in due; e se non è possibile dividersi i ruoli in modo netto, è opportuno organizzare delle prove tecniche preventive.
Negli articoli dei prossimi giorni non mancherò di pubblicare contenuti ancor più tecnici sulla gestione di meeting internazionali on line.