Con la sigla ERP (Enterprise Resource Planning) si identificano quelle soluzioni di software integrato che aiutano le aziende a migliorare processi come il marketing, la produzione, logistica e magazzino, le vendite, gli acquisti, l’amministrazione e le risorse umane.
Fino a qualche anno fa gli ERP si focalizzavano soprattutto sulle attività amministrative e logistiche dell’impresa. Digitalizzazione e globalizzazione hanno portato le aziende a una gestione integrata dei dati facilitando la relazione con dipendenti, collaboratori e clienti. Big data e algoritmi mettono in relazione gli ordini con la capacità produttiva dei reparti, pianificano l’approvvigionamento dei materiali per organizzare la produzione con sempre maggiore precisione, riducendo sprechi ed errori. I software ERP si applicano perfettamente anche all’omnicanalità, in quanto gestiscono cataloghi e magazzini con un unico database che integra le vendite effettuate dai negozi fisici con quelle effettuate da più canali di vendita online (marketplace, social e sito personale) e tengono sotto controllo le scorte grazie anche a sistemi di picking intelligente, la prenotazione dei prodotti e il trasferimento delle scorte tra i diversi punti di raccolta.
Una suite ERP completa include anche strumenti che aiutano a pianificare, quantificare, prevedere e comunicare i risultati finanziari di un'organizzazione. Personalizzando la produzione le aziende si allineano alla domanda, ideando e realizzando prodotti e servizi che anticipano le richieste dei clienti. L’integrazione tra sistema ERP, CRM e e-commerce rappresenta un aspetto strategico della gestione delle vendite online: se ben implementata, infatti, può portare vantaggi a diverse funzioni aziendali e a migliorare l’efficienza dell’organizzazione nel suo complesso.
Nel B2C, l’importazione manuale dei dati relativi ai prodotti, agli ordini, alle spedizioni e ai clienti dall’ERP all’e-commerce e viceversa può creare diverse problematiche che portano da un lato a un aumento del carico di lavoro degli addetti al commercio elettronico, dall’altro a un peggioramento complessivo dell’esperienza dell’utente e, di conseguenza, a scarse performance di vendita. Un buon sistema di integrazione, al contrario, permette degli automatismi che semplificano e velocizzano i processi di vendita online, rendendoli scalabili e riducendo il rischio di errori e ritardi.
L’integrazione tra sistemi di e-commerce e sistemi ERP è probabilmente più rilevante nel B2B che nel B2C, in quanto la quantità e complessità di informazioni connesse a prodotti e sistema di offerta e anche connesse a ordini e contratti è maggiore nel B2B. Nel B2B inoltre, la penetrazione dell’ordine nei processi di delivery è maggiore, ovvero è maggiore il livello di personalizzazione degli ordini, se non proprio la produzione su specifiche del cliente.
Le aziende con un buon software ERP ottengono spesso dipendenti più produttivi e un'attività più snella perché automatizzano alcune lunghe attività d'ufficio. I sistemi ERP si basano su un'unica struttura di dati che condivide un database comune. In questo modo, le informazioni utilizzate da un’azienda condividono una user experience comune a tutti i dipendenti e vengano interconnesse tra i vari reparti aziendali. I sistemi ERP portano ordine nel caos e consentono a tutti gli utenti di creare, archiviare e usare gli stessi dati derivanti da processi comuni. Dal momento che i dati e i processi aziendali sono integrati nei sistemi ERP, le aziende possono allineare i diversi dipartimenti e i flussi di lavoro, con un risparmio significativo in termini di profitti.
I software ERP devono adeguarsi continuamente ai cambiamenti tecnologici ed essere in grado di venire migrati in cloud, di gestire l’aumento di volume di clienti e fornitori, di correggere gli errori e le carenze dei software di più vecchia generazione. In particolare, i modelli di distribuzione software-as-a-service (SaaS) per ERP hanno il vantaggio di venire aggiornati in cloud più volte l'anno, anziché subire costosi aggiornamenti una volta ogni 5-10 anni. Il cloud è in grado di ridurre i costi eliminando la necessità di acquistare software e hardware o di assumere personale IT. Un’interfaccia intuitiva per tutti gli utenti, facilmente accessibile da qualsiasi dispositivo fisso o mobile, rende l’ERP in cloud un approccio più semplice e sicuro sia per le grandi aziende che per le PMI.
Il GDPR entrato in vigore il 25 maggio 2019, ad esempio, ha imposto alle aziende maggior sicurezza nella raccolta e conservazione dei dati sensibili. La conformità normativa degli ERP che prevede un sistema di accessi profilato, con credenziali di accesso e gestione del consenso permette di gestire quante più informazioni possibili nel pieno rispetto degli obblighi legislativi.