Torna su

 

 

 

Videoconferenze e meeting virtuali: come gestire incontri e riunioni a distanza

17 marzo 2020
di lettura

Quello che ci ha insegnato la diffusione del Coronavirus è la necessità che le aziende e i professionisti si attrezzino per lavorare a distanza, attivando procedure di smart working e telelavoro disponibili sempre, anche quando non saranno più rese obbligatorie dalle situazioni contingenti.

La tecnologia ci sta mettendo in grado di fare il nostro lavoro ovunque.  Le aziende stanno cercando di entrare in quest’ottica stando al passo con le mutevoli esigenze dei propri dipendenti e per poter lavorare con persone in ogni parte del mondo.

Lo smart working (il lavoro effettuato dai dipendenti con strumenti tecnologici, senza una postazione fissa in ufficio e senza vincoli di orario) e il telelavoro (le prestazioni lavorative svolte con strumenti telematici, fuori dai locali dell’azienda ma da postazioni fisse ben definite) presentano molti più  vantaggi che svantaggi sia per i lavoratori che per le aziende che se ne servono.

Non tutti i lavori si prestano a questo tipo di soluzione, ma alcuni, più flessibili, possono essere condotti da casa, almeno qualche giorno a settimana, mantenendo le interazioni con clienti e colleghi tramite e-mail, chat, telefono e videoconferenze. La crescente pressione in questo senso, soprattutto da parte dei lavoratori più giovani, e l’evoluzione della tecnologia che ha portato a sviluppare servizi cloud avanzati, ci sta indicando una strada precisa da seguire che permetterà di lavorare e dimostrare le proprie eccellenti capacità anche alle persone attualmente ancora penalizzate dall’obbligo degli spostamenti, come le donne o i disabili.

Il timore che i dipendenti non lavorino abbastanza, siano più distratti, non rispettino gli orari e perdano il senso di appartenenza con l’azienda, può essere risolto effettuando check up via chat sulla loro presenza al pc, facendoli lavorare per obiettivi o per progetti con scadenze ben definite e livelli di qualità da raggiungere, e coinvolgendoli in videoconferenze e call che mettano il team in condizione di interagire e di condividere punti di vista, opinioni, soluzioni ecc.

Vantaggi e svantaggi

I vantaggi del lavoro a distanza sono davvero molti per i dipendenti. L’autonomia è probabilmente quello più evidente. La libertà di organizzare il proprio orario di lavoro comporta la possibilità di avere più tempo per gestire famiglia e tempo libero. Tale autonomia si ottiene anche nelle forme miste di smart working, in cui si può andare in ufficio alcuni giorni della settimana e lavorare gli altri giorni da casa.

L’altro incommensurabile vantaggio è quello di azzerare i tempi di spostamento, a volte anche alcune ore tra andata e ritorno. Se si lavora da casa, si può impiegare il tempo in modo più efficiente, risparmiando sui costi di viaggio, riducendo lo stress e anche l’inquinamento.

I dipendenti apprezzeranno di più un’azienda che li metta nelle condizioni di lavorare da casa riducendo anche i costi di baby-sitter, e l’umore dei lavoratori migliorerà, aumentandone la produttività. Anche non doversi vestire in modo formale per il dress code aziendale può rappresentare un bel vantaggio.

Per quanto riguarda il datore di lavoro, i vantaggi sono i minori costi di infrastruttura (come il consumo di elettricità, riscaldamento, apparecchiature informatiche). Le aziende non hanno più necessità di gestire uffici con grandi superfici; sono sufficienti i locali per le riunioni in cui vedersi di persona, ma si possono limitare le postazioni fisse per i dipendenti, e per fare tutto ciò è sufficiente lavorare in cloud e condividere le informazioni tramite gli strumenti digitali. Inoltre, si può avere l’opportunità di lavorare con veri talenti che abitano a distanza o che sono costretti per disabilità a non potersi spostare.

Per quanto riguarda gli svantaggi del telelavoro, uno è sicuramente la difficoltà di connessione: le case non sono ancora tutte attrezzate con connessioni veloci o VPN. Inoltre, a volte non hanno spazi adeguati da dedicare al lavoro, e ci si potrebbe trovare in difficoltà nel condividere tali spazi con i propri familiari.

Il lavoratore potrebbe sentirsi meno identificato con l'azienda ed escluso dal team, e pertanto meno integrato nei progetti aziendali e meno proattivo nel trovare soluzioni e nel raggiungere obiettivi.

Quali strumenti digitali si possono usare?

Ci sono molti vantaggi nel far funzionare le aziende in remoto. Tutto ciò può avvenire grazie all’utilizzo di strumenti informatici e telematici sempre più all’avanguardia che consentono di comunicare e scambiare in tempo reale informazioni.

Tutti, bene o male, conoscono Skype, il software per comunicare con tutto il mondo effettuando chiamate e videochiamate gratuite, anche collettive. Skype funziona anche come chat istantanea e permette di condividere immagini e documenti. Si può utilizzare da cellulare, tablet o computer e ne esiste una versione per le aziende che consente di aggiungere alle riunioni fino a 250 partecipanti.

Anche WhatsApp e WeChat (per la Cina) funzionano in modo analogo, e poiché oggi praticamente tutti lo utilizzano è persino più facile connettersi, chattare, videochiamare e condividere documenti usando uno strumento così familiare alla quasi totalità degli utenti.

Hangout è la suite di Google per effettuare videoconferenze da tutto il mondo con i propri collaboratori e consulenti. Disponibile gratuitamente su dispositivi Android e iOS, sugli smartphone dotati del sistema operativo, permette a chiunque abbia un account Google di accedere e partecipare. Collegata anche a Google Calendar, la piattaforma di Google per condividere appuntamenti e riunioni con più persone, per non dimenticare mai nessun impegno.

Google Drive è la piattaforma di archiviazione cloud di Google per conservare tutti i file in un'unica posizione sicura e centralizzata. I lavoratori possono archiviare e condividere documenti, fogli di calcolo e presentazioni di diapositive. Può essere utilizzato per la creazione di report su metriche settimanali. Inoltre, i file di Google Drive possono essere sincronizzati su tutti i dispositivi, in modo che le persone li visualizzino e li aggiornino da qualsiasi luogo. Google mette a disposizione anche Google Docs, un programma gratuito per creare file di testo, fogli di calcolo, slide e salvarli su Google Drive. Si potrà poi scegliere  con chi condividerli e a chi farli modificare.

Sempre in ottica di lavoro in cloud, anche Dropbox  consente di archiviare, condividere e sincronizzare file gratuitamente fino a un massimo di 2.5 GB. Dropobox è una sorta di hard disk su cui salvare i propri documenti e raggiungerli da qualunque dispositivo.

La tecnologia Webex permette di effettuare riunioni online. Accedendo alla riunione tramite Internet, dopo aver scaricato il plug-in Webex gratuito, sarà possibile visualizzare lo schermo del computer del relatore. Chiamando il numero di telefono della conferenza, sarà possibile ascoltare il relatore e gli altri partecipanti.